Để công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu:
1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh; các cơ quan trực thuộc UBND tỉnh người đứng đầu các Hội quần chúng được Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ; người đứng đầu các Doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh (gọi chung là các cơ quan, đơn vị, tổ chức) chỉ đạo và khẩn trương thực hiện những nội dung sau:
a) Tổ chức quán triệt và triển khai thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các nội dung tại Công văn số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị. Tiếp tục thực hiện nghiêm túc nội dung Công văn số 238/UBND-NVK ngày 17/02/2025 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hoà Bình về tăng cường công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong quá trình sắp xếp, tinh gọn bộ máy và Đại hội Đảng các cấp.
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị; chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh và cơ quan có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
c) Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
d) Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực.
đ) Nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
e) Chỉ đạo các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý thống kê toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện có; đóng gói hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành và hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành (lập danh mục công việc chưa hoàn thành của từng đơn vị); tài liệu kèm theo đóng gói riêng biệt và tập kết nộp vào Lưu trữ cơ quan.
g) Chỉ đạo Lưu trữ cơ quan thống kê, đóng gói tài liệu tại phòng, kho lưu trữ và hướng dẫn đơn vị, cá nhân thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu chưa nộp vào phòng, kho lưu trữ; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân và tập kết về phòng, kho bảo quản tập trung. Cần lưu ý, tập hợp riêng và có ghi chú rõ ràng đối với hồ sơ, tài liệu về công việc chưa hoàn thành.
h) Chủ động xây dựng phương án bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản an toàn tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý, bố trí lực lượng tại chỗ bảo vệ an toàn tài liệu đến khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.
i) Các cơ quan, tổ chức khẩn trương nộp lưu hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của pháp luật; đối với tài liệu lưu trữ có thời hạn, các loại tài liệu khác, phối hợp với Lưu trữ lịch sử tỉnh tạm thời quản lý tại chỗ đến khi bàn giao tài liệu theo thẩm quyền quản lý cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Việc quản lý, bàn giao thực hiện theo nguyên tắc tập trung, thống nhất, an toàn và theo thẩm quyền quản lý công tác lưu trữ.
k) Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, căn cứ vào tình hình thực tiễn tại địa phương có trách nhiệm: Chỉ đạo Phòng Nội vụ tham mưu bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản tập trung an toàn tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cấp có thẩm quyền quản lý. Chỉ đạo UBND các xã, phường, thị trấn tổ chức triển khai, thực hiện nghiêm túc các quy định về quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy; bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản tập trung an toàn tài liệu của các tổ chức, bộ phận; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho đơn vị hành chính mới sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
2. Sở Nội vụ:
a) Ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Chỉ thị của Chủ tịch UBND tỉnh về quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tại tỉnh; tham mưu theo thẩm quyền các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, quản lý an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy. Tổng hợp, báo cáo tình hình thực hiện về Bộ Nội vụ.
b) Tham mưu Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo đẩy nhanh tiến độ thi công Kho Lưu trữ chuyên dụng; bố trí đủ nguồn lực bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu tại Lưu trữ lịch sử và các phòng, kho đã được khảo sát, Lưu trữ lịch sử đã xác nhận, niêm phong cho đến khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý sau sắp xếp bộ máy.
c) Hướng dẫn, giải đáp vướng mắc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về công tác văn thư, lưu trữ trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
d) Phối hợp với Sở Tài chính hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương rà soát, tận dụng các trụ sở dôi dư để bố trí kho lưu trữ, đảm bảo an toàn, hiệu quả trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
đ) Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy kịp thời thực hiện
một số nhiệm vụ sau: Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ tham mưu ban hành văn bản quy định danh mục mã định danh tài liệu, hồ sơ và kí hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức mới thuộc phạm quản lý sau khi có văn bản hướng dẫn của Trung ương. Tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ liệu thuộc thẩm quyền quản lý; người đứng đầu đơn vị hành chính cấp cơ sở mới tiếp nhận tài liệu tại các phòng, kho tập kết trên địa bàn quản lý do Lưu trữ lịch sử tỉnh tạm thời quản lý. Chủ trì xây dựng trình UBND tỉnh các đề án, dự án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu đã được thống kê trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy.
e) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử: Lưu trữ Lịch sử chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu trên địa bàn tỉnh thực hiện quy trình tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật; phối hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính tiếp tục bảo quản tại chỗ hoặc tạm thời bảo quản tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ nền giấy trên địa bàn tỉnh và bàn giao tài liệu theo thẩm quyền quản lý cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới. Bố trí viên chức hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, địa phương trong tỉnh thống kê, sắp xếp, đóng gói, niêm phong, xác nhận khối lượng, tình trạng tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác (nếu có), tiếp nhận và phối hợp bảo quản tại chỗ đối với tài liệu của các cơ quan, tổ chức cho đến khi hoàn thành việc xử lý nghiệp vụ, bố trí được phòng, kho để đảm bảo an toàn tài liệu thu về sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy kịp thời tham mưu Sở Nội vụ xây dựng đề án, dự án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu nền giấy đã được thống kê của cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Phối hợp với cơ quan, tổ chức liên quan tổ chức thực hiện đề án, dự án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu nền giấy đã được thống kê trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy.
3. Sở Tài Chính:
a) Tham mưu Uỷ ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí để thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ đảm bảo an toàn, thông suốt trước, trong và sau khi hoàn thành sắp xếp tổ chức bộ máy theo đúng quy định của pháp luật.
b) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ rà soát trụ sở làm việc dôi dư, đề xuất phương án bố trí địa điểm tạm thời làm nơi tập kết bảo quản an toàn tài liệu trước khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.
4. Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp các cơ quan, đơn vị có liên quan:
a) Xác định, khoanh vùng phạm vi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (Hệ thống) theo từng tài khoản của cơ quan, tổ chức, cá nhân; trong đó trên cơ sở danh mục công việc chưa hoàn thành của các đơn vị, cá nhân, xác định phạm vi dữ liệu và lập danh sách tài khoản của tổ chức, cá nhân còn công việc chưa hoàn thành; chuẩn bị phương án bàn giao khi có chỉ đạo.
b) Thống kê và báo cáo UBND tỉnh về hệ thống mã định danh tài liệu, mã hồ sơ, kí hiệu văn bản đang sử dụng trong Hệ thống để làm cơ sở đặt mã định danh tài liệu, mã hồ sơ và kí hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy được thống nhất, đồng bộ, tránh trùng lặp.
c) Chủ trì, làm việc với các đơn vị có liên quan thực hiện các giải pháp kỹ thuật để đảm bảo tính liên tục, tiếp nối hoạt động ban hành văn bản và giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý.
d) Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy cần kịp thời thực hiện
một số nhiệm vụ sau: Đóng tài khoản của tổ chức, cá nhân đối với cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động ngay sau khi có quyết định về sắp xếp tổ chức bộ máy. Cập nhật hệ thống mã định danh tài liệu, mã hồ sơ, kí hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức mới, bảo đảm Hệ thống hoạt động thông suốt. Mở tài khoản cho cơ quan, tổ chức, cá nhân mới, bảo đảm kết nối với tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu liên quan trước đó để bảo đảm không gián đoạn việc giải quyết công việc trên Hệ thống. Trích xuất và đóng gói tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị đã ngừng hoạt động bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
đ) Có phương án sử dụng tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống để phục vụ nhu cầu cấp thiết của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
