Nhằm mục đích xác định cụ thể nội dung công việc, thời hạn, tiến độ và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan được giao tại Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 04/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương. Nâng cao trách nhiệm của UBND cấp huyện, UBND cấp xã, các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu khác chịu ảnh hưởng của việc sắp xếp tổ chức bộ máy trong việc chỉ đạo, triển khai thực hiện công tác văn thư lưu trữ; nâng cao nhận thức, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, thực hiện bàn giao và tiếp nhận đầy đủ tài liệu, cơ sở dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính trước, trong và sau khi hoàn thành sắp xếp tổ chức bộ máy. Đảm bảo các hoạt động công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy diễn ra thông suốt, liên tục, an toàn. Quản lý tập trung, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trước, trong và sau khi hoàn thành sắp xếp tổ chức bộ máy.
Nhiệm vụ cụ thể gồm: Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, thực hiện nghiêm Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 04/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh và các văn bản khác của Bộ Nội vụ, UBND tỉnh, Sở Nội vụ trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư. Xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm quản lý an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị. Rà soát, xây dựng kinh phí cho việc bố trí phòng kho, mua sắm trang thiết bị cần thiết phục vụ việc tập kết và bảo quản tập trung an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa bàn tỉnh. Thực hiện thống kê, đóng gói, niêm phong, xác nhận khối lượng, tình trạng tài liệu giấy, tài liệu trên các vật mang tin khác (nếu có); tiếp nhận và phối hợp bảo quản tạm thời tập trung tài liệu của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn, bàn giao tài liệu theo thẩm quyền quản lý cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Thực hiện quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh. Bố trí kho tàng, trang thiết bị, nhân lực cần thiết để bàn giao, tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu về các địa điểm để bảo quản tập trung hoặc tại chỗ cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
Đối với tài liệu điện tử, cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử: Thống kê, xác nhận số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của những công việc đã hoàn thành và những công việc chưa hoàn thành; khoanh vùng dữ liệu trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoặc trích xuất ra thiết bị lưu trữ và bảo đảm an toàn, toàn vẹn tài liệu và cơ sở dữ liệu cho đến khi bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản của tổ chức, lãnh đạo, văn thư trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để bảo đảm việc phát hành và tiếp nhận văn bản; thực hiện việc quản lý, sử dụng, giao nộp con dấu, đăng ký cấp con dấu, đề nghị khắc dấu mới và chứng thư chữ kí số chuyên dùng công vụ theo quy định. Xây dựng phương án bàn giao, tích hợp tài liệu, cơ sở dữ liệu, những nhiệm vụ đã giải quyết xong, nhiệm vụ chưa giải quyết xong trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Thực hiện chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn tại Công văn số 851/BNV-CVT<NN của Bộ Nội vụ; chỉnh lý, số hóa tài liệu bí mật nhà nước theo hướng dẫn tại Công văn số 1497/BCA-ANCTNB ngày 17/4/2025 của Bộ Công an.
UBND tỉnh giao:
Sở Nội vụ: Chủ trì triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao tại Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 04/4/2025 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh và Kế hoạch này đảm bảo kịp thời, thống nhất và đáp ứng yêu cầu quản lý chỉ đạo.
Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố: Căn cứ các nhiệm vụ cụ thể được giao tại Chỉ thị số 06/CT-UBND và Kế hoạch này, người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố chỉ đạo các đơn vị, bộ phận, cá nhân có liên quan kịp thời, chủ động triển khai thực hiện các nhiệm vụ đảm bảo thời gian, tiến độ, hoàn thành Kế hoạch đề ra. Lập dự toán kinh phí đề nghị cấp có thẩm quyền phê duyệt và ưu tiên bố trí kinh phí để triển khai thực hiện đảm bảo các nhiệm vụ được giao tại Kế hoạch này. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo thực hiện rà soát, thống kê hồ sơ, tài liệu, lập Danh mục, đóng gói, niêm phong; tập kết toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu về các địa điểm do Lưu trữ lịch sử đề xuất để bảo quản tập trung, bàn giao tài liệu cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Báo cáo kết quả thực hiện của đơn vị mình gửi Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh, Bộ Nội vụ theo quy định. Chủ tịch UBND các huyện, thành phố chỉ đạo Phòng Nội vụ khảo sát, bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để bảo quản tập trung tài liệu của các cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc UBND cấp huyện; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Chỉ đạo Trưởng các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn thu thập, bàn giao tài liệu cho cơ quan theo thẩm quyền.
Sở Khoa học và Công nghệ: Bảo đảm an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để phục vụ nhu cầu cấp thiết của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Thực hiện biện pháp sao lưu dữ liệu tài liệu điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Mở tài khoản cho cơ quan, tổ chức, cá nhân mới, bảo đảm kết nối với tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu liên quan trước đó để bảo đảm không gián đoạn việc giải quyết công việc trên Hệ thống. Quản lý, cấp chữ ký số, chứng thư số; trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy. Sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, tham mưu, trình UBND tỉnh đề án, dự án quản lý và xử lý nghiệp vụ số hoá đối với khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy.
Sở Tài chính: Căn cứ khả năng ngân sách, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ an toàn, thông suốt trước, trong và sau khi hoàn thành sắp xếp tổ chức bộ máy đảm bảo đúng quy định. Phối hợp với Sở Nội vụ, Công an tỉnh và các đơn vị liên quan khảo sát trụ sở bố trí phòng, kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bản quản tập trung an toàn tài liệu của các cơ quan, tổ chức thu về sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
Công an tỉnh: Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương bàn giao tài liệu bí mật nhà nước; hướng dẫn thực hiện chỉnh lý và số hóa tài liệu bí mật nhà nước theo hướng dẫn của Bộ Công an và theo quy định pháp luật hiện hành về bí mật nhà nước. Hướng dẫn việc bàn giao con dấu cũ, đăng ký lại mẫu con dấu mới của các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc diện sắp xếp bộ máy, thay đổi tổ chức, đổi tên; bàn giao các con dấu hết giá trị sử dụng thuộc danh mục được giữ lại để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử theo quy định pháp luật hiện hành. Hướng dẫn triển khai các biện pháp bảo đảm an toàn phòng cháy, chữa cháy và phối hợp trong việc đảm bảo an ninh trật tự tại các khu vực tập kết, bảo quản tạm thời tài liệu, cơ sở dữ liệu trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị./.
