Theo đó, ngày 12/5/2025, tại Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng chí Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bùi Đức Hinh đã chủ trì cuộc họp về việc triển khai công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa bàn tỉnh Hoà Bình. Tham dự cuộc họp có các lãnh đạo các Sở, ngành: Văn phòng UBND tỉnh, Công an tỉnh, Tài chính, Khoa học và Công nghệ, Nội vụ và lãnh đạo UBND các huyện, thành phố.
Sau khi nghe báo cáo của Sở Nội vụ tại hội nghị, ý kiến phát biểu, thảo luận của các đại biểu tham dự cuộc họp, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đánh giá cao các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh đã kịp thời quán triệt, triển khai các văn bản như: Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; Kết luận số 137-KL/TW ngày 28/3/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp; Công văn số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ về việc tăng cường quản lý công tác quản lý văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị, Ban Bí thư; Công văn số 851/BNV-CVT<NN ngày 01/4/2025 của Bộ Nội vụ về triển khai thực hiện số hoá tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; Công văn số 1497/BCA-ANCTNB ngày 17/4/2025 của Bộ Công an về việc hướng dẫn thực hiện số hoá tài liệu bí mật nhà nước các văn bản hướng dẫn về văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa bàn tỉnh. Trong thời gian tới, yêu cầu các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố triển khai, thực hiện các nội dung, nhiệm vụ sau:
Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các sở, ban, ngành tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố trong việc triển khai thực hiện về văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa bàn tỉnh, cụ thể như sau: Hoàn thiện và trình Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện các công tác về văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa bàn tỉnh. Chủ trì phối hợp với Sở Tài chính, Công an tỉnh và các đơn vị liên quan khảo sát trụ sở bố trí phòng, kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản tập trung an toàn tài liệu của các cơ quan, tổ chức thu về sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh: Hướng dẫn nghiệp vụ thống kê, sắp xếp, đóng gói, niêm phong; xác nhận khối lượng, tình trạng tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác (nếu có); tiếp nhận và phối hợp bảo quản đối với tài liệu của các cơ quan, tổ chức cho đến khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý sau sắp xếp bộ máy. Phối hợp hướng dẫn công chức UBND xã, công chức, viên chức các sở, ban, ngành tỉnh (ưu tiên người có nghiệp vụ văn thư lưu trữ) thực hiện các biện pháp bảo quản tài liệu tại các kho lưu trữ tạm thời; kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc bảo quản tài liệu tại các kho.
Sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, tham mưu trình UBND tỉnh đề án, dự án quản lý và xử lý nghiệp vụ chỉnh lý đối với khối tài liệu giấy thu về của các cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy.
Sở Tài chính rà soát nguồn kinh phí và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương sử dụng kinh phí cho việc bố trí phòng kho, mua sắm trang thiết bị cần thiết phục vụ việc tập kết và bảo quản tập trung an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa bàn tỉnh; việc chỉnh lý và số hoá tài liệu lưu trữ theo quy định.
Sở Khoa học và Công nghệ: Bảo đảm an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để phục vụ nhu cầu cấp thiết của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Thực hiện biện pháp sao lưu dữ liệu tài liệu điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Mở tài khoản cho cơ quan, tổ chức, cá nhân mới, bảo đảm kết nối với tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu liên quan để bảo đảm không gián đoạn việc giải quyết công việc trên hệ thống. Quản lý, cấp chữ ký số, chứng thư số; xử lý nghiệp vụ số hoá đối với khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy.
Công an tỉnh: Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện số hóa tài liệu bí mật nhà nước theo hướng của Bộ Công an và theo quy định pháp luật hiện hành về bí mật nhà nước. Hướng dẫn việc bàn giao con dấu cũ, đăng ký lại mẫu con dấu mới của các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc diện sắp xếp bộ máy, thay đổi tổ chức, đổi tên; bàn giao các con dấu hết giá trị sử dụng thuộc danh mục được giữ lại để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử theo quy định pháp luật hiện hành. Hướng dẫn các biện pháp bảo đảm an toàn phòng cháy, chữa cháy và phối hợp trong việc đảm bảo an ninh trật tự tại các khu vực tập kết, bảo quản tạm thời tài liệu, cơ sở dữ liệu trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.
Về bố trí địa điểm tập kết tài liệu: Chủ tịch UBND huyện, thành phố chủ động bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản tập trung an toàn tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện tại một địa điểm (tại xã trung tâm của huyện sau sắp xếp tổ chức bộ máy); đảm bảo an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Chủ tịch UBND huyện, thành phố chỉ đạo, hướng dẫn Chủ tịch UBND cấp xã bố trí phòng kho; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu để bảo quản tài liệu tại chỗ chờ bàn giao cho đơn vị hành chính cấp xã thành lập sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh chủ động đề xuất việc bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu để bảo quản tài liệu tại chỗ chờ bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
Các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố nghiêm túc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể được giao tại Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 04/4/2025 và Kế hoạch của Uỷ ban nhân dân tỉnh triển khai công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa bàn tỉnh.
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thông báo để các cơ quan, đơn vị có liên quan biết, thực hiện./.
